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1 Einführung

1.1 Begriffe zum Dokumenten-Management
1.1.1 Der Begriff des »Dokuments«
1.1.2 Dokumenten-Management
1.1.3 Archivierung

1.2 Die Entwicklung des Dokumenten-Managements

1.3 Leistungen eines Dokumenten-Management-Systems
1.3.1 Vorteile des Dokumenten-Managements
1.3.2 Dokumenten-Management als strategische Infrastruktur

2 Dokumenten-Management-Organisation

2.1 Organisatorische und administrative Aspekte
2.1.1 Regelung der Ablauforganisation
2.1.2 Regelungen zur Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten
2.1.3 Regelungen zur Dokumentationsstruktur
2.1.4 Regelungen zum Nachweis von Änderungen
2.1.5 Regelungen zur Struktur von Ablagen/Archiven
2.1.6 Regelung der Verantwortlichkeiten
2.1.7 Regelungen zur Kompetenzvermittlung

2.2 Vorgehen
2.3 Gesetze, Nomen und Standards
2.3.1 Wichtige allgemeine Standards
2.3.2 Beispiele fachspezifischer Standards

3 Dokumenten-Management-System

3.1 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems
3.1.1 Dokumente und Dokumenten-Management

3.2 Die Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems
3.2.1 Der Funktionsbereich Eingabe
3.2.2 Der Funktionsbereich Ablage
3.2.3 Der Funktionsbereich Ausgabe
3.2.4 Der Funktionsbereich Administration
3.2.5 Weitere Komponenten

3.3 Anwendungsgebiete
3.3.1 Nutzung von bestimmten Funktionen eines Dokumenten-Management- Systems
3.3.2 Das Zusammenwirken von mehreren Funktionen

3.4 Das Umfeld von Dokumenten-Management-Systemen
3.4.1 Nutzung der Dokumenten-Management-Systeme
3.4.2 Unterstützende Komponenten für Dokumenten-Management-Systeme
3.4.3 Das Zusammenwirken der Komponenten
3.4.4 Workflow-Systeme
3.4.5 Workflow und Dokumenten-Management
3.4.6 Records-Management
3.4.7 Wissensmanagement
3.4.8 Content-Management
3.4.9 Enterprise-Content-Management

4 Technische Umsetzung

4.1Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems

4.2 Software: Eingabemodule
4.2.1 Scanmodul
4.2.2 Grundlagen der Indizierung
4.2.3 Manuelle Indizierung
4.2.4 Automatische Indizierung
4.2.5 Indizierung durch ODMA-Schnittstelle
4.2.6 Indizierung von CI- und NCI-Dokumenten

4.3 Hardware: Eingabemodule
4.3.1 Scanner
4.3.2 Kamera
4.3.3 Video
4.3.4 PACS

4.4 Software: Archivierung und Verwaltungsmodule
4.4.1 Optische Archivierung
4.4.2 Sicherung durch Cartridge-Spiegelung
4.4.3 Hybridsysteme durch Mikrofilmarchivierung
4.4.4 Die Cache-Verwaltung
4.4.5 Verteilte Archivsysteme

4.5 Hardware: Archivierung und Verwaltungsmodule
4.5.1 Jukeboxen
4.5.2 CAS-magnetplattenbasiertes WORM-Medium
4.5.3 WORM-Tape
4.5.4 Blu-ray Disc
4.5.5 HD-DVD
4.5.6 RAID
4.5.7 NAS
4.5.8 SAN
4.5.9 Tape Librarys
4.5.10 Hybridsysteme

4.6 Software: Ausgabemodule
4.6.1 Recherche
4.6.2 Viewen
4.6.3 Internet
4.6.4 Export
4.6.5 Drucken
4.6.6 Fax
4.6.7 E-Mail

4.7 Hardware: Ausgabemodule
4.7.1 Monitor
4.7.2 Drucker

4.8 Einsatz und Aufbau von Datenbanksystemen
4.8.1 Relationale Datenbanken
4.8.2 Volltextdatenbank
4.8.3 XMl-Datenbanken

4.9 Relevante Standards im DMS-Umfeld
4.9.1 Allgemeine Standards
4.9.2 Datenformate

4.10 Integration und Migration
4.10.1 Zeitpunkt für einen Systemwechsel
4.10.2 Migration des Altbestandes
4.10.3 Migration elektronischer Archivdaten
4.10.4 Migration von konventionellen Archivdaten
4.10.5 Teilmigration
4.10.6 Migrationsdurchführung

4.11 Content Repository
4.12 Integration und SOA
4.12.1 Business-Process-Management - BPM
4.12.2 SOA & Sicherheit
4.12.3 SOA-Technologie

5 Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen

5.1 Dokumentenaufbereitung
5.1.1 Wichtige Aspekte
5.1.2 Maßnahmen

5.2 Rechtliche Aspekte
5.2.1 Ordnungsmäßigkeit lntegrität, Authentizität
5.2.2 Schutz vor Verlust (Datensicherheit)
5.2.3 Schutz vor unberechtigtem Zugriff (Datenschutz)
5.2.4 Ermittlung und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
5.2.5 Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs
5.2.6 Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht
5.2.7 Beteiligungsrechte der Mitarbeiter
5.2.8 Schutz vor Verletzung des Urheberrechts
5.2.9 Weitere Grundlagen zur Gestaltung rechtssicherer Lösungen
5.2.10 Verfahrensdokumentation
5.2.11 Zertifizierung von Systemen und Lösungen

5.3 Wirtschaftliche Aspekte
5.3.1 Bedeutung von Dokumentenverwaltung und Archivierung
5.3.2 Potenziale erkennen und erschließen
5.3.3 Wirtschaftlichkeit bewerten
5.3.4 Relevante wirtschaftliche Kenngrößen ermitteln
5.3.5 Veränderung der Prozesskostenstruktur
5.3.6 Wichtige Erfolgsmerkmale

5.4 Vorgehensweise zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
5.4.1 Herausforderungen bei der Einführungen von Dokumenten-Management-Systemen
5.4.2 Das Projekt planen
5.4.3 Voruntersuchung
5.4.4 Analyse der Ist-Situation
5.4.5 Anforderungsdefinition
5.4.6 Entwicklung des Soll-Konzepts
5.4.7 Ausschreibung und Auswahl der Systeme
5.4.8 Implementierung der Lösung
5.4.9 Einführung der Lösung
5.4.10 Betrieb der Lösung

6. Die Zukunft des Dokumenten-Managements

6.1 Technologische Entwicklung
6.1.1 Dokumenten-Management als Teil einer Applikation
6.1.2 Enterprise-Content-Management
6.1.3 Dokumenten-Management als ein Service

6.2 Durchdringung des Unternehmens

6.3 Anwendungsfelder für Dokumenten-Management
6.3.1 Rechtliche Aspekte
6.3.2 Mobile Computing
6.3.3 Mehrwert für den Kunden

7 Anwenderberichte

7.1 Neue Standards in der Kreditorenbuchhaltung
7.1.1 Integrierte Lösung aus Rechnungsverarbeitung und E-Procurement
7.1.2 Hohe Erkennungsqualität optimiert kompletten Buchungsprozess in SAP
7.1.3 Zusätzlicher Einsatz bei Auslands-Gesellschaft

7.2 Vitaler Dokumenten-Pool im Landeskrankenhaus Feldkirch
7.2.1 Die elektronische Patientenakte
7.2.2 Planung ist Pflicht
7.2.3 Durchlaufzeit von Rechnungen deutlich reduziert
7.2.4 Keine Angst vor Datenbergen
7.2.5 KIS und DMS - qebündelte Informationsintelliqenz
7.2.6 Auch morgen alles im (Zu)Griff
7.2.7 Vernetztes Ärztewissen hebt das Versorgungsniveau

7.3 Effizienter Service mit Workflow-Unterstützung
7.3.1 Steigende Transaktionsdaten
7.3.2 Hohe Integrationsfähigkeit und Flexibilität
7.3.3 Mehr Produktivität und mehr Kontrolle über Informationen

7.4 Prozesse im Griff - Schmerz im Griff
7.4.1 Wachsender Kostendruck im Gesundheitssektor
7.4.2 SAPERION als Basis für effizientere Geschäftsprozesse
7.4.3 Jeden Tag 42 Arbeitsstunden gespart
7.4.4 Keine Lagerhaltung bei Arztpraxen und Krankenhäusern
7.4.5 Krankenkassen profitieren von schnellen Prozessen

Anhang

Glossar
Literaturverzeichnis
Literaturverzeichnis für rechtliche Aspekte
Leserforum
Autoren
Dank
Index

 



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